Informationen über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Durchführung des Bewerbungsverfahrens - Informationen nach Artikel 13 ff. der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) 

Mit diesen Datenschutzhinweisen informieren wir Sie gemäß der ab dem 25. Mai 2018 geltenden EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns sowie über die Ihnen zustehenden Rechte. Diese Hinweise werden soweit erforderlich aktualisiert und Ihnen zur Verfügung gestellt. 

1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden? 

Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist die 
Freie Universität Berlin 
Kaiserswerther Straße 16 - 18 
14195 Berlin 
Tel.: +49 (30) 838 1 
Website: www.fu-berlin.de 

Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten: 

Herr Rechtsanwalt Dr. Karsten Kinast, LL.M. 
KINAST Rechtsanwaltsgesellschaft mbH 
Hohenzollernring 54 
D-50672 Köln 
E-Mail: datenschutz@fu-berlin.de 

2. Für wen gilt diese Datenschutzerklärung? 

Diese Datenschutzerklärung gilt für alle Bewerbungsverfahren an der Freien Universität Berlin. 

3. Wofür verarbeiten wir Ihre Daten (Zweck der Verarbeitung) und auf welcher Rechtsgrundlage? 

Ihre personenbezogenen Daten werden zum Zweck Ihrer Bewerbung für ein Beschäftigungsverhältnis verarbeitet, soweit dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses mit uns erforderlich ist. Soweit es zu einem Beschäftigungsverhältnis zwischen Ihnen und uns kommt, können wir die bereits von Ihnen erhaltenen personenbezogenen Daten für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses weiterverarbeiten, wenn dies für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses oder zur Ausübung oder Erfüllung der sich aus einem Gesetz oder einer Kollektivvereinbarung ergebenden Rechte und Pflichten der Interessenvertretung oder Beschäftigten erforderlich ist. 

3.1 Entscheidung über die Begründung / Durchführung eines Beschäftigungsverhältnisses 

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens ist § 18 BlnDSG i.V.m. § 26 Abs. 1 S. 1, Abs. 3 S.1 BDSG. 

Gleichzeitig dient die Rechtsgrundlage zur Durchführung eines etwaig begründeten Beschäftigungsverhältnisses. 

3.2. Aufgrund Ihrer Einwilligung 

In Fällen, in denen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten über den Zweck der Durchführung des Bewerbungsprozesses hinausgeht, muss sie durch eine individuelle Einwilligung legitimiert sein (z.B. Benachrichtigung über neue Stellenausschreibungen). Soweit Sie uns also eine Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erteilt haben, ist die jeweilige Einwilligung Rechtsgrundlage für die dort genannte Verarbeitung. 

Dies betrifft insbesondere Ihre etwaige Einwilligung bei einer Verarbeitung Ihrer Daten für einen Zeitraum von länger als sechs Monaten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens (bei Absage). 

4. Welche Quellen und Daten nutzen wir? 

Zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens werden regelmäßig die folgenden personenbezogenen Daten verarbeitet, wobei teilweise auch besondere Kategorien personenbezogener Daten gemäß Art. 9 Abs. 1 DSGVO verarbeitet werden. 

• Angaben zur Person (Name, Anschrift, Kontaktdaten) 
• Angaben zur beruflichen Qualifikation und Schulausbildung 
• Weitere Qualifikationen und Zeugnisse 
• Vorlage einer Schwerbehinderung oder Gleichstellung 

Weitere Daten, die von der Bewerberin/dem Bewerber im Zusammenhang mit der Bewerbung übermittelt werden 

Nutzung des online Bewerbungsportals: 

Im Rahmen der Nutzung des Bewerbungsportals serverseitige Session-Cookies zum Managen der Session gesetzt. Es werden keine Login Cookies gesetzt und die User-Session wird beendet, wenn der Browser geschlossen wird. 

Weitere Informationen zur Datenverarbeitung auf den Webseiten der FU Berlin finden Sie hier: 

https://www.fu-berlin.de/redaktion/impressum/datenschutzhinweise/ 

Registrierung zum Bewerbungsportal: 

Um den nicht-öffentlichen Bereich unseres Bewerbungsportals nutzen zu können, ist eine Registrierung erforderlich. Dazu werden die folgenden personenbezogenen Daten zwingend benötigt: 

• Vor- und Nachname 
• Land/Region des Wohnorts 
• Postalische Adresse 
• Telefonnummer 
• E-Mail-Adresse 

Darüber hinaus können solche personenbezogenen Daten verarbeitet werden, die Sie im Rahmen der Upload Möglichkeit zur Verfügung stellen. 

5. Wer bekommt meine Daten? 

Eine Weitergabe Ihrer Daten erfolgt nur unter Wahrung der Vertraulichkeit und nur soweit eine Rechtsgrundlage dies gestattet. 

Innerhalb der Freien Universität Berlin erhalten ausschließlich diejenigen Stellen Ihre Daten, die diese zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens benötigen. 

Darüber hinaus nutzen für den Betrieb des Bewerberportals ein Tool des Herstellers SAP. Im Rahmen einer Verarbeitung in unserem Auftrag erbringt ein Dienstleistungsunternehmen für uns die Dienste zum Hosting und Betrieb des Bewerberportals. 

Diese Datenverarbeitungen finden auf Grundlage einer Auftragsverarbeitungs-Vereinbarung gemäß Art. 28 DSGVO statt. 

Alle Daten, die im Rahmen der Nutzung des Bewerbungsportals erhoben werden, werden auf den Servern unseres Dienstleistungsunternehmens verarbeitet. Dieses Dienstleistungsunternehmen sitzt innerhalb eines Landes der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums oder der Schweiz (als Drittland mit angemessenem Schutzniveau gem. Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission). 

6. Wie lange werden meine Daten gespeichert? 

Ihre personenbezogenen Daten werden gelöscht, sobald diese zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens nicht mehr erforderlich sind und der Löschung keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Eine Löschung abgelehnter Bewerbungen erfolgt spätestens nach sechs Monaten. 

Stellt Ihre Einwilligung die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung dar, kommt es zudem unverzüglich nach Eingang Ihres Widerrufs zu einer Datenlöschung. 

Ihr Account im Karriereportal wird nach 6 Monaten Inaktivität gelöscht. Es wird 21 Tage vorher eine E-Mail an Sie als bewerbende Person geschickt. So lange laufende Bewerbungen vorliegen, wird der Account auch nach 6 Monaten nicht gelöscht. 

7. Welche weiteren Datenschutzrechte habe ich? 

Sie haben unter den jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO, § 34 BDSG), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO, § 35 BDSG), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) sowie auf Widerruf einer erteilten Einwilligung in die Datenverarbeitung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). 

Sollte von den oben genannten Rechten Gebrauch gemacht werden, prüft die verantwortliche Stelle, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind. 

Zudem haben Sie ein Beschwerderecht bei der Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO, § 19 BDSG). 

Die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit erreichen Sie unter den folgenden Kontaktdaten: 

Friedrichstr. 219 
10969 Berlin 

Tel.: +49 (30) 13889 0 
Fax: +49 (30) 2155050 

E-Mail: mailbox@datenschutz-berlin.de 
Website: www.datenschutz-berlin.de 

8. Besteht für mich eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten? 

Im Rahmen des Bewerbungsverfahren müssen wir bestimmte Daten verarbeiten, um die fachliche und persönliche Eignung einer Bewerberin / eines Bewerbers für eine bestimmte Stelle prüfen zu können und um ein faires Bewerbungsverfahren gegenüber anderen Bewerberinnen / Bewerbern sicherzustellen. Ohne eine Bereitstellung dieser Daten wird uns die Durchführung des Bewerbungsverfahrens in der Regel nicht möglich sein. 

Dies gilt nicht für Daten, die wir von Ihnen im Rahmen einer Einwilligung verarbeiten.