Fachliche*r Multiplikator*in Bewerbung und Zulassung (w/m/d) (742)

Das sind wir

Als Teil der zentralen Universitätsverwaltung und des Referats „VA Angelegenheiten der Studierenden“ gewährleistet der Bereich Bewerbung und Zulassung die ordnungsgemäße, transparente und rechtssichere Vergabe von Studienplätzen und trägt mit hoher Serviceorientierung dazu bei, dass jährlich zehntausende Bewerber*innen ihren Weg an die Freie Universität Berlin finden und erfolgreich in ihr Studium starten können.

Das Team ist verantwortlich für alle eingehenden Bewerbungen sowie Anträge auf Immatrikulation für grundständige und weiterführende Studiengänge, insbesondere im Bachelor- und Masterbereich. Zu den zentralen Aufgaben gehören die Prüfung der Zugangsvoraussetzungen für alle Studiengänge sowie die rechtssichere Durchführung der Zulassungsverfahren. Dies umfasst sowohl hochschuleigene Verfahren als auch die Koordination und Umsetzung der Verfahren über die Stiftung für Hochschulzulassung. Die Beratung von Studieninteressierten im In- und Ausland zu Fragen rund um Bewerbung, Zulassung und Einschreibung ergänzt das Aufgabenspektrum. Der Bereich befindet sich in einem fortlaufenden Prozess der Digitalisierung, der kontinuierlich weiterentwickelt und ausgestaltet wird.

Unser engagiertes Team, bestehend aus einer Gruppenleitung, eine*r Multiplikator*in sowie mehreren Sachbearbeiter*innen, arbeitet mit hoher Serviceorientierung, Verlässlichkeit und Freude an der Zusammenarbeit. Dabei bieten wir ein abwechslungsreiches Aufgabenfeld mit viel Verantwortung, strukturierten Arbeitsabläufen und Raum für persönliche Weiterentwicklung. Als Teil unseres Teams tragen Sie dazu bei, dass Studieninteressierte ihren Weg an unsere Universität finden und gut betreut ins Studium starten können. Wenn Sie Interesse an der Mitarbeit in einem leistungsstarken, kollegialen und serviceorientierten Team haben, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung, gestalten Sie mit uns gemeinsam den erfolgreichen Studienstart von morgen!

Das erwartet Sie bei uns

Im Rahmen ihrer Tätigkeit übernehmen sie folgende Aufgaben:

• Unterstützung Teamleitung Bereich Bewerbung und Zulassung
• Durchführung von themenspezifischen Dienstbesprechungen zur Qualitätssicherung und zum Informationsfluss
• Mitwirken an und Unterstützung der Gruppenleitung und der Anwendungsbetreuung HISinOne bei der Weiterentwicklung von Verwaltungsprozessen, bei der Umsetzung von neuen Rechtsvorschriften und bei der Weiterentwicklung der IT-Prozesse im Zuge der Digitalisierung sowie der Effizienzbestrebungen
• Unterstützung der Gruppenleitung bei Personalentwicklung und -angelegenheiten
• Key-User*in für das Dialogorientierte Serviceverfahren (DoSV) und HISinOne unter der Koordination der Anwendungsbetreuung HISinOne und in Abstimmung mit der Gruppenleitung
• Mitwirken bei der Einrichtung der Datenbank für jedes Semester und dem Monitoring der Datenqualität während der Vergabeverfahren
• Multiplikator*in für die Kommunikation mit der Stiftung für Hochschulstart
• Bearbeitung und Entscheidung zu Anträgen für Studienplatzbewerbung (ca. 60.000 Anträge im Jahr im Bereich Bewerbung und Zulassung)
• Mitwirken an Zulassungsverfahren
• Beratung von Studieninteressierten und Zugelassenen per Telefon, E-Mail und persönlich in deutscher und englischer Sprache
• Mitwirken bei der Aufbereitung von Informationen für Studieninteressierte (Webseiten, Aushänge, E-Mails etc.), für Wissenstransfer innerhalb des Teams und innerhalb der FU (Wikis, Schulungs- und Einarbeitungsunterlagen); Anlernen von neuen Kolleg*innen sowie Hilfskräften, Teilnahme an Weiterbildungsangeboten, u.a. der ZAB zur Zeugnisbewertung

Das bringen Sie mit

• Bachelor-Abschluss mit Verwaltungsbezug oder gleichwertige Kenntnisse
• Deutsch auf muttersprachlichem Niveau
• sehr gute Englischkenntnisse (B2/C1 GER)

Das wünschen wir uns von Ihnen

Sie verfügen über fundierte Fachkenntnisse der Verwaltungsprozesse im Bereich Bewerbung und Zulassung sowie Kenntnisse zentraler Abläufe der Studierendenadministration. Ein sicherer Umgang mit einschlägigen rechtlichen Grundlagen der Hochschulzulassung wird vorausgesetzt. Sie sind vertraut mit den gängigen Office-Anwendungen und verfügen idealerweise über praktische Erfahrung im Umgang mit hochschulspezifischen IT-Systemen und Datenbanken wie HISinOne, SLCM, sowie den Plattformen hochschulstart.de und uni-assist. Ergänzend bringen Sie Kenntnisse im Bereich Change Management, Moderationsmethoden und Teamführungsstrategien mit und verstehen es, Veränderungsprozesse konstruktiv zu begleiten. Zudem haben Sie ein gutes Verständnis für die Organisationsstrukturen der Freien Universität Berlin und bewegen sich sicher innerhalb komplexer administrativer Zusammenhänge. Erwartet werden Kenntnisse in der Antragsbearbeitung – idealerweise im Hochschulbereich – sowie Erfahrung im Umgang mit einschlägigen Rechtsvorschriften. Sie bringen eine hohe Einsatzbereitschaft mit und sind in der Lage, auch unter Zeitdruck verlässliche und qualitativ hochwertige Arbeitsergebnisse zu erzielen, insbesondere während der intensiven Bewerbungskampagne zum Wintersemester (Mitte April bis Ende Oktober). Freude an der Beratung, Teamfähigkeit, Kollegialität sowie eine sorgfältige und transparente Arbeitsweise zeichnen Sie aus. Sehr gute IT-Kenntnisse, insbesondere in der genannten Hochschulverwaltungssoftware und den gängigen Office-Anwendungen, runden Ihr Profil ab.

Unser Angebot/ Ihre Benefits

• moderner Arbeitsplatz im grünen Bezirk Dahlem
• Arbeitsplatzsicherheit
• Bezahlung nach TV-L FU inkl. Jahressonderzahlung
• Flexible Arbeitszeiten und mobiles Arbeiten nach Absprache
• die Vereinbarkeit von Beruf und Familie 
• 30 Tage Urlaub bei einer 5-Tage-Woche
• Arbeitsfreie Tage am 24.12. und 31.12.
• vielseitiges Fort- und Weiterbildungsangebot für Ihre individuelle fachliche und persönliche Weiterentwicklung
• Möglichkeiten zur Teilnahme am Hochschulsport und Gesundheitsförderprogramm
• kostenfreie Parkmöglichkeiten am Gebäude und gute Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr
• vergünstigtes Job-Ticket für den öffentlichen Nahverkehr
• Kostenlose Nutzung des Bibliotheksystems der Freien Universität
• Vergünstigungen in den Mensen
• Rabatte für Mitarbeitende - Corporate Benefits Programm

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Dann freuen wir uns auf Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen. Bitte senden Sie uns Ihre Bewerbung ausschließlich über unser Karriereportal, indem Sie auf den Button „Jetzt bewerben“ klicken. Bewerbungen in Papierform oder per E-Mail können leider nicht berücksichtigt werden.

Weitere Informationen erteilt Katrin Fischer (bewerbung-va@studierendenverwaltung.fu-berlin.de)