Sachbearbeitung Studierendenverwaltung (w/m/d) (815)

Das sind wir

Das Team der Studierendenverwaltung ist ein Teil der zentralen Universitätsverwaltung und des Referats „VA Angelegenheiten der Studierenden“. Dieser Bereich begleitet Studierende während ihres gesamten Student-Life-Cycles von der Bewerbung und Immatrikulation bis zum Studienabschluss. Als zentrale Anlaufstelle berät das Team in allen administrativen Studienangelegenheiten und sorgt für eine serviceorientierte, rechtssichere und effiziente Bearbeitung studienbezogener Anliegen. Zu den Aufgaben gehören die Betreuung und Bearbeitung des Immatrikulationsverfahrens, die Bearbeitung von Rückmeldungen, Fachwechseln, Beurlaubungen und Exmatrikulationen sowie die Pflege und Verwaltung von Studierendendaten. Darüber hinaus bearbeiten wir Zahlungsvorgänge und stehen für Fragen und individuelle Anliegen persönlich, telefonisch und digital zur Verfügung. Durch die enge Zusammenarbeit mit Fachbereichen und zentralen Serviceeinrichtungen gewährleistet der Bereich reibungslose Verwaltungsprozesse und unterstützt Studierende kompetent bei allen organisatorischen Fragen rund um ihr Studium.

Das erwartet Sie bei uns

Sie bearbeiten eigenverantwortlich Anträge im Bereich der Studierendenverwaltung. Hierzu gehören insbesondere Verfahren rund um die Immatrikulation, Rückmeldung, Beurlaubung, Fachwechsel sowie Exmatrikulation. Sie betreuen und beraten Neu- und Bestandsstudierende serviceorientiert in allen administrativen Studienangelegenheiten. Die Beratung erfolgt persönlich, telefonisch und per E-Mail. Sie verwalten, pflegen und aktualisieren Studierendendaten in den eingesetzten Verwaltungs- und Campusmanagementsystemen und stellen dabei die Datenqualität sicher. Sie überprüfen Zahlungseingänge, bearbeiten die damit verbundenen Geschäftsvorfälle und veranlassen erforderliche Erstattungen unter Beachtung der geltenden Vorgaben. Sie erteilen rechtssichere Auskünfte zu studien- und verwaltungsbezogenen Fragestellungen und wenden die einschlägigen rechtlichen Bestimmungen sicher an. Dabei üben Sie im Rahmen der gesetzlichen und hochschulrechtlichen Vorgaben eigenständig Ermessensspielräume aus und treffen sachgerechte Entscheidungen in Einzelfällen. Darüber hinaus bearbeiten und dokumentieren Sie studienbezogene Verwaltungsprozesse und arbeiten mit internen und externen Ansprechpersonen zusammen. 

Das bringen Sie mit

• Verwaltungsfachangestellte/r oder vergleichbarer Abschluss
• Deutsch auf muttersprachlichem Niveau
• sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift (B2/C1 GER)

Das wünschen wir uns von Ihnen

• Erfahrung im angegebenen Aufgabengebiet und Kenntnisse in der Antragsbearbeitung (gern im Hochschulbereich)
• Sicherheit in der selbständigen Anwendung von Rechtsvorschriften
• hohes Maß an Eigeninitiative und Fähigkeit zum selbständigen Arbeiten sowie eine sorgfältige und transparente Arbeitsweise
• Freude und Kommunikationsfähigkeit im Umgang mit Studierende
• Fähigkeit auch unter Zeitdruck gute Arbeitsergebnisse zu erzielen (Notwendigkeit einer hohen Einsatzbereitschaft in derImmatrikulationskampagne zum Wintersemester - Mitte April bis Ende Oktober)
• Flexibilität und Teamfähigkeit
• sehr gute IT-Kenntnisse, vorzugsweise in Hochschulverwaltungssoftware und den gängigen Office-Anwendungen
• gute Kenntnisse universitärer Arbeits- und Organisationsstrukturen

Unser Angebot/ Ihre Benefits

• moderner Arbeitsplatz im grünen Bezirk Dahlem
• Arbeitsplatzsicherheit
• Bezahlung nach TV-L FU inkl. Jahressonderzahlung
• Flexible Arbeitszeiten und mobiles Arbeiten nach Absprache, sofern möglich
• die Vereinbarkeit von Beruf und Familie 
• 30 Tage Urlaub bei einer 5-Tage-Woche
• Arbeitsfreie Tage am 24.12. und 31.12.
• vielseitiges Fort- und Weiterbildungsangebot für Ihre individuelle fachliche und persönliche Weiterentwicklung
• Möglichkeiten zur Teilnahme am Hochschulsport und Gesundheitsförderprogramm
• kostenfreie Parkmöglichkeiten am Gebäude und gute Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr
• vergünstigtes Job-Ticket für den öffentlichen Nahverkehr
• Kostenlose Nutzung des Bibliotheksystems der Freien Universität
• Vergünstigungen in den Mensen
• Rabatte für Mitarbeitende - Corporate Benefits Programm

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Dann freuen wir uns auf Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen. Bitte senden Sie uns Ihre Bewerbung ausschließlich über unser Karriereportal, indem Sie auf den Button „Jetzt bewerben“ klicken. Bewerbungen in Papierform oder per E-Mail können leider nicht berücksichtigt werden.

Weitere Informationen erteilt Katrin Fischer (Bewerbung-va@studierendenverwaltung.fu-berlin.de)