Teamassistenz/Sekretariat (w/m/d) (880)

Das sind wir

Die Freie Universität Berlin zählt zu den führenden Forschungsuniversitäten in Deutschland. Mit rund 33.500 Studierenden, über 4000 Promovierenden und einem breiten Fächerspektrum in über 170 Studiengängen steht sie für exzellente Wissenschaft, Internationalität und gesellschaftliche Verantwortung.

Wissens- und Technologietransfer ist die Brücke zwischen Forschung und Praxis: An der Freien Universität Berlin bringen wir innovative Ideen aus der Welt der Wissenschaft in die Gesellschaft und Wirtschaft. Ob durch Unterstützung bei der Validierung von Forschungsergebnissen, bei den ersten Schritten in die eigene Gründung oder der Umsetzung von Ideen in Kooperation mit Industriepartnern oder anderen gesellschaftlichen Akteur*innen.

Zur Verstärkung im Referat „Forschung & Transfer" (Abteilung Forschung, Zentrale Universitätsverwaltung [ZUV]) suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte Teamassistenz (w/m/d).

Das erwartet Sie bei uns

Ihr Aufgabenbereich:

Telefonbetreuung nach außen und innen (Outbound, Inbound)

Terminorganisation und -koordination

Bearbeitung und Verwaltung eingehender und ausgehender Post

Korrespondenz per Post, E-Mail und mittels anderer Kommunikationswege

Sichere Beherrschung von Office-Programmen (Textverarbeitung, Tabellenkalkulation etc.)

Diverse Schreibtätigkeiten (neben der allgemeinen Korrespondenz auch Aktenvermerke, Berichte etc.)

Ablagen und Aktenmanagement, Datenbankpflege

Empfang und Serviceleistungen für Besucher und Gäste

Organisation und Verwaltung von Büromaterial

Beschaffung und Auswertung von Informationen

Vorbereitung und Erstellung von Reports und Präsentationen

Organisation, Vorbereitung und Begleitung von Meetings und Events

Protokollerstellung bei Konferenzen und Veranstaltungen

Organisation und Abrechnung von Geschäftsreisen

Vorbereitende Arbeiten der Buchhaltung

Personalangelegenheiten

Das bringen Sie mit

Abgeschlossene Ausbildung zur*zum Verwaltungsfachangestellten oder vergleichbare Fachkenntnisse und Erfahrungen.

(Berufs-) Erfahrung: Mindestens 4 Jahre Berufserfahrung (um kürzere Einarbeitungszeit zu generieren, Prozesse zu beschleunigen)

Sichere Berherrschung der deutschen Sprache.

Das wünschen wir uns von Ihnen

Erwünscht:

Fähigkeit zu interdisziplinärem Denken und Handeln

Flexibilität und Engagement

eigenverantwortliches und strukturiertes Arbeiten

hohe soziale und kommunikative Kompetenz

sehr gute Englischkenntnisse

Unser Angebot/ Ihre Benefits

• moderner Arbeitsplatz im grünen Bezirk Dahlem
• Arbeitsplatzsicherheit
• Bezahlung nach TV-L FU inkl. Jahressonderzahlung
• Flexible Arbeitszeiten und mobiles Arbeiten nach Absprache, sofern möglich
• die Vereinbarkeit von Beruf und Familie 
• 30 Tage Urlaub bei einer 5-Tage-Woche
• Arbeitsfreie Tage am 24.12. und 31.12.
• vielseitiges Fort- und Weiterbildungsangebot für Ihre individuelle fachliche und persönliche Weiterentwicklung
• Möglichkeiten zur Teilnahme am Hochschulsport und Gesundheitsförderprogramm
• kostenfreie Parkmöglichkeiten am Gebäude und gute Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr
• vergünstigtes Job-Ticket für den öffentlichen Nahverkehr
• Kostenlose Nutzung des Bibliotheksystems der Freien Universität
• Vergünstigungen in den Mensen
• Rabatte für Mitarbeitende - Corporate Benefits Programm

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Dann freuen wir uns auf Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen. Bitte senden Sie uns Ihre Bewerbung ausschließlich über unser Karriereportal, indem Sie auf den Button „Jetzt bewerben“ klicken. Bewerbungen in Papierform oder per E-Mail können leider nicht berücksichtigt werden.

Weitere Informationen erteilt Frau Aneta Bärwolf unter aneta.baerwolf@fu-berlin.de